Kofax ControlSuite
Die Kofax ControlSuite ist eine innovative, anpassungsfähige und skalierbare Lösungsplattform im Bereich der Dokumenten- und Informationslogistik, die es ermöglicht, Workflows zu erstellen. Organisationen werden darin unterstützt, sämtliche Dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Die bereits vorhandene Infrastruktur wird effizient miteinander verbunden und die Digitale Transformation vorangebracht. Hierzu beinhaltet die Lösung 3 wesentliche Schwerpunkte:
- Druck-Management: Dieser Bereich deckt die Themen Authentifizierung, Follow-You Druck, Regel-basierter Druck, Guthabenverwaltung sowie Accounting und zugehörige Berichtserstellung ab!
- Output-Management: Dieser Bereich erweitert die Lösung um Funktionen, die den Bereich des Host- und Produktionsdrucks abdecken. So z.B. eine Druckdatenstromkonvertierung, Formularmanagement, aber auch ein umfangreiches Regelwerk.
- Erfassungsmanagement: Dieser Bereich befasst sich mit der Erfassung von analogen sowie digitalen Dokumenten und Informationen, über eine Vielzahl unterschiedlicher Clients, die im Büroalltag Anwendung finden, wie z.B. MFPs, Desktops, Smart Devices uvm. sowie deren Routing in weiterführende Geschäftsapplikationen, wie z.B. ERP, ECM uvm.
Durch die speziellen Fähigkeiten der ControlSuite aus den drei genannten Bereichen lassen sich kombinierte Workflows erzeugen, die eine gravierende Verbesserung der dokumentenführenden Prozesse in den verschiedenen Abteilungen einer Organisation herbeiführen.
Die vorhandene Flexibilität ermöglicht es, diese Workflows ganz individuell zu erzeugen und so jede Abteilung mit Ihren Dokumenten und Prozessen zu unterstützen, ohne aber die Anforderungen aus gesamtunternehmerischer Sicht aus den Augen zu verlieren.
Durch Verschlüsselungsmechanismen kann die Kommunikation zwischen den Endpunkten innerhalb der Komponenten abgesichert werden – dies gelingt mit dem ControlSuite Security Framework,welches ein Höchstmaß an Sicherheit für Unternehmens- und Kundendaten bietet
Sicherheit: Dokumente und Informationen können gleichermaßen vor Zugriff geschützt werden.
Compliance: Durch automatisch erzeugte Prüfpfade können Dokumente und Aktivitäten verfolgt werden und ermöglichen so eine lückenlose Auswertung im Bedarfsfall.
Produktivität: Dokumente und Informationen erreichen zur richtigen Zeit das vorgesehene Ziel. Durch Automatismen wird die händische Eingabe von Informationen erleichtert bzw. reduziert, um Fehler zu vermeiden und die Benutzerakzeptanz zu steigern.
Folgende Hersteller werden durch in das Gerätedisplay integrierte Clients unterstützt:
Über diesen Link kann verifiziert werden, um welche Modelle es sich beim jeweiligen Hersteller handelt:
- Canon
- HP (Samsung)
- Konica Minolta
- Lexmark
- Ricoh
- Toshiba
- Xerox
Druckregeln und Routing
Mit dem Kofax Druck Management System können Administratoren einfache bis komplexe Druck- und Routingregeln einrichten, die dafür sorgen, dass Druckaufträge automatisch mit dem Gerät und den Einstellungen ausgeführt werden, die am wirtschaftlichsten sind.
Je nach Geräteverfügbarkeit können Druckaufträge auch automatisch an ein anderes Gerät umgeleitet werden. Mit der Funktion „Möglichst günstig drucken“ (Least-cost Routing), kann der Benutzer das Ausgabegerät auf Basis der für den Auftrag anfallenden Kosten auswählen. Die Auswahl kann automatisch erfolgen oder durch ControlSuite welches dem Benutzer die jeweiligen Kosten für jeden Drucker auflistet, so dass dieser seinen Druckauftrag an den kosteneffektivsten Drucker senden kann.
Werden Druckregeln angewendet, meldet ControlSuite dem Benutzer, welche Regeln angewendet wurden und wo er seinen Druckauftrag abholen kann.
Die auf diese Weise vom Benutzer erzielten Kosteneinsparungen können in einem ControlSuite Bericht angezeigt werden.
Kostensenkung und Geräteoptimierung
Anhand von Druckregeln können Druckaufträge basierend auf Benutzer, Ausgabegerät und Dokumentattributen zugelassen, angehalten, abgelehnt oder umgeleitet werden. Durch Anwendung von Regeln, die Auftragsattribute berücksichtigen – Farbe, Seitenzahl, einseitiger/doppelseitiger Druck bis hin zur Anwendung, aus welcher gedruckt werden soll (etwa ein Browser) – lassen sich Druckaufträge zum jeweils kostengünstigsten Drucker im Netz leiten. Dadurch nutzt die Einrichtung ihre Netzwerkgeräte mit günstigem Seitenpreis optimal und reduziert somit das Druckvolumen auf den pro Ausdruck teureren Desktopgeräten.
Assistent für Druckregeln
Administratoren können komplexe Szenarien ausarbeiten, die verschiedene Aspekte einbinden, wie den eigentlichen Vorgang (Netzwerkdrucken, lokales Drucken, Kopieren, Kopieren und Drucken usw.), die dafür gewählte Aktion (doppelseitiger Druck, Schwarzweißdruck usw.), die Anwendungsbedingung (bis/ab einer bestimmten Seitenzahl, ein bestimmter Dateityp usw.) und vieles mehr.
