Mehr Effizienz mit DRUCKmanagement

Kosteneinsparung mit DRUCKmanagement

Kennen Sie das mögliche Einsparpotential bei Drucker und Kopierer? Es ist enorm! Denn laut IDC können durch die Einführung von DRUCKmanagement-Lösungen bis zu 20% der gedruckten Seiten und bis zu 60% des Gesamt-Papierverbrauchs eingespart werden.[Quelle: https://www.xerox.com/downloads/deu/de/x/Xerox-IDC-Whitepaper_DE.pdf]

Keine Fehldrucke

Ist es erforderlich, diverse Ausdrucke wegen einem bunten Logo oder einem WebLink in Farbe zu drucken? Müssen mehrseitige Auftragspapiere für die Fertigung oder die Administration einseitig und in Farbe gedruckt werden? Dies und vieles Mehr könnte in Zukunft mit einem Klick von Ihrem Administrator gesteuert werden. So haben Sie es in der Hand, ob umfassende Ausdrucke auf einem Multifunktionsdrucker mit günstigem Seitenpreis, oder auf dem Einzelplatzdrucker am Arbeitsplatz Ihres Mitarbeiters gedruckt werden. Mit unserem DRUCKManagement können Sie komfortabel Druckregeln erstellen, die Ihnen die Kontrolle über Ihre Print-Policy bringt. Sie können dabei Regeln auf Programmebene oder auf Personenebene einstellen und entscheiden, von welchen Programmen aus (z.B.Outlook, SAP) nur schwarzweiß oder doppelseitig gedruckt werden soll, oder welche Abteilungen für Farbdrucke oder A3-Drucke autorisiert werden.

Druckregeln

Neben Druckregeln ergeben sich auch Einsparpotentiale durch die Vermeidung von Fehldrucken. Denn erwiesenermaßen landen rund 6% der Ausdrucke ungelesen im Papier- korb. Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Ein falscher Drucker wurde ausgewählt (Standort)
  • Der Druck wurde ausgedruckt, bevor wichtige Änderungen durchgeführt wurden
  • Das Dokument wurde in einem falschen Format gedruckt
  • Der Ausdruck wurde vom nächsten Nutzer aus Versehen mitgenommen.

Druckmanagement-Lösungen mit Print2me und Vorschau-Funktionen helfen, dies zu vermeiden. Der Benutzer kann nochmals am Drucker bzw. Kopierer das Druckformat z.B. von farbig in schwarzweiß oder von einseitig auf doppelseitig ändern.Eine Druckjobauswahl am MFP zum Teil auch mit Vorschau der Dokumente erleichtert die Auswahl des „richtigen“ Dokuments. Selbstverständlich können nicht mehr benötigte Dokumente gelöscht und immer wiederkehrende Dokumente, wie z. B. Formulare, gespeichert werden.

Unser DRUCKmanagement übernimmt das alltägliche Management Ihrer Druck- und Dokumenteninfrastuktur. Sie können sich wieder mehr auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. Weiters können wir Sie dabei unterstützen, papierbasierte Verfahren zu automatisieren und so die Produktivität weiter zu steigern, indem Sie weniger drucken.

  • Was wir im MPS für Sie leisten können ist schnell erklärt:
    • Automatische Tonerbestellung: HSA reduziert Ihren Aufwand im Bereich der Verbrauchsmaterialbeschaffung sowie Überwachung der Kosten und des Verbrauchs.
    • Risikofreier Serviceaufwand: HSA übernimmt im Sinne des Managed Print Service ihren gesamten Servicebedarf inkl. Ersatz- und Verschleißteile.
    • Optimierung des Output: HSA analysiert und optimiert Ihren Druck-Output im Unternehmen, um nachhaltig Ihre Aufwendungen und Kosten zu reduzieren ohne die Qualität zu beinträchtigen.
    • Fundierte Beratung bei Neuanschaffung: HSA steht Ihnen mit einer mehr als 25-jährigen Erfahrung zur Seite, wenn es darum geht, das richtige Equipment mit effektiver Kosten-Nutzen-Rechnung zum Einsatz zu bringen.

Das Ziel ist ein schlüssiges, individuelles Konzept für eine einwandfrei funktionierende Drucker- und Kopiererlandschaft sowie einen optimalen Dokumentenfluss innerhalb des Unternehmens mit Managed Print Services zu erreichen.

Flexibilität in der Nutzung von Drucker und Multifunktionsdrucker

Wollten Sie schon mal an einem anderen Gerät, als Ihrem Abteilungsdrucker bzw. Arbeitsplatzdrucker drucken ?

z. B. in der Nähe eines Meeting-Raums oder in einer anderen Niederlassung? Sie haben im Home-Office, im Außendienst oder in einer Niederlassung Dokumente vorbereitet, die Sie nun zum Meeting in der Zentrale benötigen und ausdrucken wollen?

Print2me

Mit Print2me können Sie Ihr Dokument an jedem Multifunktionsdrucker ihres Unternehmens abholen und trotzdem sicherstellen, dass nur Sie Ihre Dokumente in die Hände bekommen. Sie können natürlich auch bestimmen, ob andere für Sie den Ausdruck abholen können. (Teamprint- oder Sekretärinnen-Funktionen) Mit Print2me holen Sie ihr Dokument auch an einem anderen Drucker, wenn ihr Standard-Drucker belegt oder außer Betrieb ist. Die Print2me Funktion bewirkt, dass Ausdrucke nicht mehr auf die Maschine direkt geschickt werden, sondern auf dem Printserver zwischengespeichert werden und dann mittels Authentifizierung an einem beliebigen Multifunktionsdrucker vom Server abgeholt werden. Die Authentifizierung kann sowohl per RFID-Chip in Mitarbeiterausweisen oder Schlüsselanhängern als auch per PIN erfolgen. Dadurch ist sichergestellt, dass der richtige Benutzer vor dem Gerät steht und damit auch seine Drucke abholt. Volle Ausgabeeinheiten an MFPs gehören damit der Vergangenheit an. Welche RFID-Technologie Sie verwenden spielt hierbei erst mal keine Rolle. .

Die Beschaffung billiger Drucker und Multifunktions-Systeme führt nicht dazu, dass die Gesamtkosten gesenkt oder der Verbrauch reduziert wird. Nur mit der Einführung eines Managed Print Services (MPS) werden Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) Ihrer Druckumgebung wirklich, nachhaltig reduzieren können.

Derart substanzielle Einsparungen lassen sich nur unter folgenden Bedingungen erreichen:
Man muss von der herkömmlichen Beschaffungsstrategie für Technik abrücken, bei der es im Wesentlichen darum geht, die Anschaffungskosten für Drucksysteme zu senken. Stattdessen muss ein Servicekonzept implementiert werden, welches Steuerungs- und Verwaltungsaufgaben übernimmt und bei dem die Gesamtbetriebskosten berechnet sowie die Kosteneinsparungen vertraglich garantiert werden.

Die Beschaffung billiger Drucker und MFP-Systeme führt nicht dazu, dass die Gesamtkosten gesenkt oder der Verbrauch reduziert wird. Nur mit der Einführung eines DRUCKmanagement werden Sie die Gesamtbetriebskosten (TCO) Ihrer Druckumgebung wirklich, nachhaltig reduzieren können.

Was bringt Ihnen DRUCKmanagement

  • Kennen Sie die tatsächlichen Kosten Ihrer Druckumgebung?

  • Möchten Sie Kosten, die Ihre Geschäftsbilanz beeinträchtigen, reduzieren?

  • Müssen sich Ihre Mitarbeiter mit der Druckverwaltung herumschlagen, obwohl sie Zeit und Kraft besser zur Optimierung der Geschäftsergebnisse nutzen könnten?

  • Möchten Sie Ihre Geschäftspraktiken umweltfreundlicher und nachhaltiger gestalten?

  • Ist Ihnen bewusst, dass Ihre Drucktechnologie ein Sicherheitsrisiko sein könnte?

  • Sind Sie an nachweisbaren, garantierten Ergebnissen interessiert?

Die Entscheidung...

...zur Einführung und Umsetzung von DRUCKmanagement führt nachhaltig zum Erfolg
In 3-5 Jahren erfolgreicher Zusammenarbeit, werden wir Ihre Druck- und Kopierkosten um bis zu 25% gesenkt haben ohne Mitarbeiter und Abläufe in Ihrem Unternehmen gestört oder beeinträchtigt zu haben.
Ich hoffe, diese Einblicke sind für Sie und Ihr Unternehmen von Nutzen, und freue mich auf die Gelegenheit, demnächst detailliert mit Ihnen darüber sprechen zu können.

Christian Schäfer
MFP Sales-Manager

HSA EDV-Geräte Handels- u. Service GMBH
Wollzeile 30/13
1010 Wien
Österreich
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Fax: +43 1 28889 323
E-Mail: c.schaefer@hsa-austria.com

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Mail:c.schaefer@hsa-austria.com

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